Czym są czynności sprawdzające
Czynności sprawdzające (art. 272–274c Ordynacji podatkowej) to uproszczona weryfikacja deklaracji i plików JPK. Urząd nie wszczyna kontroli, tylko sprawdza, czy rozliczenie jest kompletne i spójne: porównuje JPK_VAT z danymi kontrahentów, zeznania roczne z informacjami od płatników, zwroty VAT z historią firmy. Gdy coś się nie zgadza, wysyła wezwanie.
Najczęstsze wezwania
- wezwanie do złożenia wyjaśnień rozbieżności w JPK_VAT (np. kontrahent wykazał fakturę, a Ty nie – albo odwrotnie),
- wezwanie do skorygowania deklaracji lub pliku JPK,
- wezwanie do przedłożenia dokumentów: faktur, umów, wyciągów bankowych, dowodów dostawy,
- weryfikacja zasadności zwrotu VAT i przedłużenie terminu zwrotu,
- pytania o kontrahentów i łańcuchy dostaw,
- wezwania dotyczące zeznań rocznych PIT i CIT oraz ulg.
Dlaczego odpowiedź jest tak ważna
Wezwanie wygląda niewinnie, ale wszystko, co do niego dołączysz, trafia do akt sprawy. Jeżeli wyjaśnienia będą niepełne albo sprzeczne z dokumentami, urząd może wszcząć kontrolę lub postępowanie – a wtedy pierwsza odpowiedź zostanie porównana z każdym kolejnym pismem. Dlatego nie odpowiadamy „na szybko” przez telefon i nie wysyłamy całych segregatorów. Odpowiadamy dokładnie na to, o co urząd pyta, z dokumentami, które sprawę wyjaśniają.
Co robimy po otrzymaniu wezwania
- Sprawdzamy termin. Ustalamy, kiedy wezwanie zostało doręczone i ile czasu zostało. Jeżeli to za mało – wnosimy o przedłużenie terminu.
- Ustalamy przyczynę. Porównujemy JPK, księgi i dokumenty z tym, o co pyta urząd. Często rozbieżność wynika z błędu kontrahenta albo z różnicy w dacie ujęcia faktury.
- Decydujemy: wyjaśnienia czy korekta. Jeżeli błąd jest po Twojej stronie, przygotowujemy korektę. Jeżeli rozliczenie jest prawidłowe – wyjaśnienia z uzasadnieniem i dowodami.
- Przejmujemy kontakt z urzędem. Zgłaszamy pełnomocnictwo i rozmawiamy z urzędnikiem w Twoim imieniu.
- Pilnujemy zakończenia. Sprawdzamy, czy urząd nie ma dalszych pytań, a w razie przekształcenia sprawy w kontrolę – prowadzimy ją dalej.
Masz wezwanie? Wyślij nam zdjęcie pisma i datę jego doręczenia na kancelaria@rkdp.pl. Oddzwonimy i powiemy, ile masz czasu i co zrobić.
Czynności sprawdzające a kontrola
Czynności sprawdzające nie są kontrolą. Nie ma tu protokołu ani decyzji – jest wezwanie i odpowiedź. Korekta złożona w ich trakcie co do zasady zamyka temat. Właśnie dlatego to najlepszy moment, żeby uporządkować rozliczenie: później, w kontroli, korekta jest trudniejsza, a sprawa droższa.
Zwrot VAT pod lupą
Osobną grupą spraw są czynności związane ze zwrotem VAT. Urząd może przedłużyć termin zwrotu do czasu zakończenia weryfikacji, a w tym czasie prosi o dokumenty potwierdzające transakcje: umowy, dowody dostawy, korespondencję z kontrahentami. Pomagamy przygotować kompletną dokumentację, wnosimy o zakończenie weryfikacji i – gdy przedłużenie trwa zbyt długo – korzystamy ze środków, które przewidują przepisy.
Od czego zależy wycena
Najczęściej wyceniamy odpowiedź na wezwanie ryczałtowo, po zapoznaniu się z pismem. Na cenę wpływa liczba wyjaśnianych pozycji, potrzeba korekty JPK i deklaracji oraz liczba dokumentów. Klienci, których księgowość prowadzimy, mają odpowiedź na wezwanie w ramach stałej współpracy w zakresie ustalonym w umowie.
Najczęstsze pytania
Czy mogę nie odpowiadać na wezwanie?
Nie warto. Brak odpowiedzi może skończyć się karą porządkową i zwykle prowadzi do kontroli. Jeżeli nie zdążysz w terminie, poproś o jego przedłużenie.
Ile mam czasu na odpowiedź?
Termin wskazuje urząd w wezwaniu i liczy się go od dnia doręczenia. Jeżeli jest zbyt krótki, można wnieść o jego przedłużenie – najlepiej przed upływem terminu.
Czy wystarczy zadzwonić do urzędnika?
Wyjaśnienia ustne są protokołowane i trafiają do akt. Lepiej odpowiedzieć na piśmie, po sprawdzeniu dokumentów, albo przez pełnomocnika.
Co, jeśli błąd zrobił kontrahent?
Wtedy wyjaśniamy rozbieżność i wskazujemy, że Twoje rozliczenie jest prawidłowe. Warto też poinformować kontrahenta, żeby skorygował swój plik JPK.